Kokemuksia sähköisen ajanvarauksen käyttöönotosta

Kokemuksia sähköisen ajanvarauksen käyttöönotosta

Sähköinen, www-sivuilla tarjolla oleva ajanvaraus on helppo tapa hoitaa suoraviivaiset asiakastyöt, joissa ihmiskontakti ei ole merkityksellinen. Ajanvaraus on tarjolla kellon ympäri, ja jokainen sähköisesti varattu aika poistaa työntekijän päivästä yhden sähköpostin tai puhelun.

Itse olen käyttänyt sähköisen ajanvarauksen toteutuksiin Simplybook.me -palvelua. Se ei millään mittarilla ole täydellinen, mutta riittävän hyvä etenkin yksinyrittäjille ja pk-yrityksille. Hinnoittelu on järkevä, kokeilla voi ilmaiseksi ja alkuun pääsee helpohkosti. Ja mikä tärkeintä, vanhahtavan ulkokuoren alta löytyy työkalu, jota on kehitetty ajan saatossa vastaamaan hyvin erilaisten asiakkaiden tarpeisiin.

Sähköinen ajanvaraus mahdollistaa muun muassa seuraavat keskeiset toiminnot:
kalenterivaraukset, tuotteen ja tekijän valinta, sovittujen tapaamisten peruminen, automaattiset muistutukset tulevista käynneistä, ryhmätunneille ilmoittautuminen.

Simplybookin käyttöönotto

Simplybookin käyttöönotto sujuu muutamassa tunnissa. Hommaa nopeuttaa, jos tietää muutaman peruskäsitteen:

1) Services = palvelut. Palvelu on tuote, jota halutaan antaa asiakkaiden varattavaksi. Palvelulle voi määrittää keston ja hinnan.

2) Providers = tekijät. Tekijöille määritellään työskentelyajat sekä valitaan palvelut, joita he tekevät.

Tekijä pitää siis lisätä Simplybookiin yhden hengen yrityksissäkin, sillä vasta tekijälle määriteltyjen työskentelyaikojen perusteella Simplybook osaa kertoa asiakkaille milloin vapaita aikoja on tarjolla.

(Yhden hengen yrityksissä tekijän valinnan voi jättää varauslomakkeelta kokonaan pois esimerkiksi käyttämällä Any Employee selector -liitännäistä.)

Asiakasviestien muotoilu

Kun palvelut ja tekijät on määritelty, ajanvaraus on jo kokeiluvalmis.

Ennen käyttöönottoa tarvitsee kuitenkin vielä suorittaa aikaa vievin osuus, joka on lähtevien asiakasviestien kääntäminen ja muotoilu. Asiakasviestejä ovat automaattiset sähköpostit ja tekstiviestit, joita Simplybook lähettää asiakkaalle esimerkiksi vahvistuksena onnistuneesta varauksesta tai muistutuksena ennen sovittua tapaamista.

Vaikka viestipohjien naputtelu tuntuisi kuivakkaalta työltä, kannattaa muistaa että ne ovat keskeinen osa asiakkaan käyttökokemusta. Jos sinusta on tärkeä toivottaa asiakkaille puhelimessa mukavaa päivänjatkoa ja välittää tervetullut olo, sama tunnelma kannattaa yrittää kiteyttää myös automaattisiin viesteihin.

Viestipohjien tavoin Simplybook vaatii käyttöönoton yhteydessä vaivaa myös varaussivun tekstien kääntämiseksi. Osa teksteistä löytyy valmiiksi suomenkielelle käännettynä, mutta käytännössä kaikki on syytä käydä läpi omaan palveluun ja työhön sopivaksi.

(Simplybook tarjoaa käyttövalmiin varaussivun suoralla www-osoitteella, jonka lisäksi varaussivun pystyy upottamaan omille kotisivuille. Kotisivuille liittäminen on helppoa, eikä vaadi ohjelmointitaitoa.)

Vinkkien Top-3

Edellä mainitut asiat oppii nopeasti yrittämällä ja erehtymällä, ja tässä pari yleisintä lisäpähkinää joita voi tulla vastaan:

  • Yhden päivän teematuote on helpoin tehdä niin, että luo uuden tekijän, joka on töissä vain kyseisen päivän. Eli jos haluat myydä itsenäisyyspäivän kampauksia, tee Simplybookiin uusi tekijä (teemakampaaja), joka työskentelee vain 6.12. Seuraavaksi tee uusi tuote Kampaus 6.12., ja valitse tekijäksi äsken luotu teemakampaaja. Näin ajanvaraussivulla on näkyvissä palvelu, joka on varattavissa vain itsenäisyyspäivälle.
  • Ryhmätunti tehdään hieman samalla tavalla kuin teematuotekin. Tuntia varten luodaan uusi tekijä, jonka työskentelyajaksi määritellään ryhmätuntien ajankohdat. Tekijän tiedoista pystyy valitsemaan montako asiakasta hän pystyy palvelemaan samaan aikaan; valinta määrittää tässä yhteydessä sen, montako osallistujaa ajanvaraus antaa tunnille ilmoittautua. Kun tekijä on määritelty, tehdään ryhmätunnille oma tuote jonka (ainoaksi) tarjoajaksi äsken luotu tekijä lisätään. Tämän jälkeen ryhmätunti näkyy varaussivulla.
  • Vuokrauspalveluissa varaukset tehdään usein päiviksi, jolloin kalenteria ja asetuksia täytyy hieman säätää käyttöön sopivaksi. Tästä löytyy hyvin suoraviivainen kuvaus Simplybookin vinkkisivuilta, joihin kannattaa perehtyä muutenkin mikäli haluaa tutustua sovellukseen pintaa syvemmin.

Jos tuntuu että tekninen osaaminen tai aika eivät riitä ajanvarauksen toteutukseen, autan mielelläni. Ja vaikka itse olen käyttänyt Simplybookia, suosittelen ehdottomasti tutustumaan myös kotimaisiin tarjoajiin kuten vaikkapa Tehden, Fonecta ja Timma.

Autan työkseni yrityksiä kehittämään palveluita ja toimintamalleja. Tällä omalla Kivijalka.fi -sivustollani avaan mielenkiintoisimpia puolia työstäni; esimerkiksi vuonna 2018 suoritin leikkimielisen 40 taidon haasteen tutustuakseni uusiin aloihin ja ihmisiin.